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Activités d’été (Pique-nique, BBQ, etc.)

Durant les mois de juillet et août, tout membre en règle peut faire une demande auprès de la S.A.M., pour inviter les membres de celle-ci à participer à une activité d’été qu’il organiserait. Cette activité doit être familiale. Le conseil de la S.A.M. devra en être avisé, pour la sanctionner ou pas et n’aura aucune obligation de participation.
Pour toute activité sanctionnée, l’organisateur de celle-ci, recevra une valeur de $100.00 en cadeaux variés et/ou chèque cadeaux d’une animalerie, pour faire tirer en prix de présence auprès de tous les participants.
Pour que l’activité soit sanctionnée, il y aura quelques règles à suivre :

  • Il faudra que la demande soit faite auprès du secrétaire et/ou du trésorier de la S.A.M. au moins 3 semaines avant la tenue de cette activité, par écrit ou par e-mail. Le conseil en place en sera avisé et prendra la décision de sanctionner ou non l’activité proposée et ce, dans un délai maximum de 7 jours après la réception de la demande.
  • Dans cette demande, il devra être mentionné ce qui est prévu lors de cette activité, le lieu et le déroulement de celle-ci. Un accusé de réception sera immédiatement envoyé après réception auprès du demandeur par courrier ou par e-mail. La réponse pourra être signifiée plus rapidement par téléphone au besoin. Ainsi, le membre proposant l’activité pourra commencer son organisation plus rapidement et ne perdra pas de temps à cause des délais. Le conseil de la S.A.M. se donne le droit d’accepter ou de refuser toute demande, sans avoir à donner de raison précise. Une seule activité sera sanctionnée pour le mois de juillet et une seule pour le mois d’août.
  • L’invitation sera envoyée à tous les membres de la S.A.M. par l’intermédiaire du relationniste qui enverra un e-mail à tous les membres pour leur en faire part, avec le descriptif de l’activité et la procédure à suivre pour s’y inscrire.
  • Selon l’activité proposée, le nombre de participants pourrait être limité (par manque de place etc.). Si tel est le cas, cette information devra être mentionnée lors de la demande, autant que le nombre reste raisonnable. Un minimum de 20 participants est recommandé mais aucun maximum n’est imposé. Il faudra alors trouver l’information dans l’invitation envoyée aux membres (Exemple: Nombres de places limitées, les premiers arrivés, seront les premiers servis. )
  • L’activité peut se dérouler conjointement avec une autre association, groupe ou communauté ayant rapport avec l’aquariophilie. Si l’organisateur offre une collation, lunch, repas, ce sera à lui de fixer et demander un montant correspondant aux dépenses engagées aux participants, ou de demander à chacun d’apporter sa part, cela reste à la discrétion de l’organisateur.
  • Un petit encan peut se dérouler durant cette activité, à la discrétion de l’organisateur, le montant total de la vente doit être remis au vendeur.

Quand une activité est sanctionnée par le conseil, la S.A.M. s’engage à remettre à l’organisateur des cadeaux d’une valeur de $100.00 par l’entremise du trésorier, le jour de la tenue de l’activité ou avant si celui-ci ne peut y participer. Le conseil n’est pas tenu d’y envoyer un ou des représentants.
Merci.